Retensi Data
Berapa lama setiap kategori data disimpan, dan kapan data dihapus secara otomatis, sesuai kewajiban statutori dan UU PDP.
Periode retensi per kategori
| Kategori data | Periode retensi |
|---|---|
| Catatan keuangan (tagihan, pembayaran, buku besar) | 10 tahun, sesuai kewajiban statutori |
| Catatan akademik & rapor | Sesuai kebijakan sekolah — permanen secara default |
| Template biometrik (wajah/sidik jari) | Dihapus saat siswa keluar atau saat persetujuan ditarik, maksimal 24 jam |
| Foto gerbang / kehadiran | 90 hari secara default |
| Data kepegawaian staf | Sepanjang masa kerja, ditambah periode statutori ketenagakerjaan setelah keluar |
| Notifikasi terkirim (nomor telepon, email, isi pesan) | 90 hari sejak dibuat |
| Token reset kata sandi dan kode OTP email | 7 hari setelah kedaluwarsa |
| Riwayat perangkat masuk dan token sesi seluler | 90 hari setelah dicabut atau terakhir dipakai; token sesi seluler 30 hari setelah kedaluwarsa |
| Otorisasi penjemputan (nama, telepon, foto penjemput) | 1 tahun setelah masa berlaku berakhir; data penjemput dikosongkan |
| Calon siswa yang tidak pernah terdaftar | 2 tahun sejak pembaruan terakhir; data pribadi dihapus |
| Catatan klinik UKS dan sesi konseling BK | 5 tahun setelah siswa keluar; selama siswa aktif tidak dihapus |
| Arsip log audit | 7 tahun |
Bagaimana retensi ditegakkan
Kebijakan retensi dijalankan oleh proses terjadwal otomatis, bukan proses manual. Setiap proses dapat dijalankan dalam mode dry-run yang hanya menghitung data yang akan dihapus tanpa mengubah apa pun; proses terjadwal menghapus langsung dan mencatat jumlah data yang dihapus pada catatan eksekusi.
Penarikan persetujuan biometrik
Orang tua/wali dapat menarik persetujuan penggunaan biometrik kapan saja melalui aplikasi orang tua. Penarikan berlaku dalam 24 jam: template biometrik dihapus dan siswa kembali menggunakan verifikasi kartu.
Permintaan penghapusan lebih awal
Permintaan penghapusan data pribadi sebelum periode retensi berakhir diproses sepanjang tidak bertentangan dengan kewajiban statutori (misalnya catatan keuangan yang wajib disimpan 10 tahun). Admin sekolah dapat mengajukan permintaan ini dan menerima hasilnya dalam satu sesi administrasi.
Cadangan basis data
Cadangan basis data terenkripsi disimpan hingga 12 bulan (7 harian, 4 mingguan, 12 bulanan). Data yang sudah dihapus karena permintaan penghapusan atau periode retensi masih ada di cadangan lama sampai cadangan itu kedaluwarsa, sekitar 13 bulan; cadangan hanya dipakai untuk pemulihan bencana dan tidak dibaca untuk keperluan lain.
Kontak
Pertanyaan mengenai jadwal retensi atau permintaan penghapusan data dapat dikirim ke [email protected].