การเก็บรักษาข้อมูล

ระยะเวลาการเก็บรักษาตามประเภทข้อมูล

ประเภทข้อมูล	ระยะเวลาการเก็บรักษา
บันทึกทางการเงิน (ใบแจ้งหนี้ การชำระเงิน บัญชีแยกประเภท)	5 ปี หรือ 7 ปีเมื่อมีการตรวจสอบหรือหน่วยงานรัฐร้องขอ ตามที่กฎหมายกำหนด
ผลการเรียนและใบรายงานผลการเรียน	ตามนโยบายของโรงเรียน — เก็บถาวรโดยค่าเริ่มต้น
แม่แบบข้อมูลชีวมิติ (ใบหน้า/ลายนิ้วมือ)	ลบเมื่อนักเรียนออกจากโรงเรียนหรือเมื่อเพิกถอนความยินยอม ภายใน 24 ชั่วโมง
ภาพถ่ายที่ประตู/การมาเรียน	90 วันโดยค่าเริ่มต้น
บันทึกการจ้างงานของบุคลากร	ตลอดระยะเวลาการจ้างงาน และต่อไปอีกตามระยะเวลาเก็บรักษาข้อมูลการจ้างงานที่กฎหมายกำหนดหลังพ้นสภาพ
การแจ้งเตือนที่ส่งแล้ว (เบอร์โทรศัพท์ อีเมล ข้อความ)	90 วันหลังจากสร้าง
โทเค็นรีเซ็ตรหัสผ่านและรหัส OTP ทางอีเมล	7 วันหลังจากหมดอายุ
ประวัติอุปกรณ์ที่เข้าสู่ระบบและโทเค็นเซสชันบนมือถือ	90 วันหลังจากเพิกถอนหรือใช้งานครั้งสุดท้าย โทเค็นเซสชันบนมือถือ 30 วันหลังจากหมดอายุ
การมอบอำนาจรับนักเรียน (ชื่อ เบอร์โทรศัพท์ ภาพถ่ายของผู้มารับ)	1 ปีหลังจากการมอบอำนาจสิ้นสุด โดยจะลบรายละเอียดของบุคคลนั้นออก
ผู้สมัครที่ไม่เคยลงทะเบียนเรียน	2 ปีหลังจากการอัปเดตครั้งสุดท้าย และลบข้อมูลส่วนบุคคล
การเข้าใช้ห้องพยาบาล (UKS) และการให้คำปรึกษา (BK)	5 ปีหลังจากนักเรียนออกจากโรงเรียน และจะไม่ถูกลบตราบเท่าที่นักเรียนยังใช้งานอยู่
ไฟล์เอกสารยืนยันตัวตนของตัวแทนจำหน่าย (หนังสือรับรองบริษัท เอกสารภาษี)	ตลอดระยะเวลาความร่วมมือและ 5 ปีหลังสิ้นสุด
คลังบันทึกการตรวจสอบ	7 ปี

วิธีบังคับใช้การเก็บรักษา

นโยบายการเก็บรักษาข้อมูลบังคับใช้โดยงานตามกำหนดเวลาอัตโนมัติ ไม่ใช่กระบวนการด้วยมือ แต่ละงานสามารถรันในโหมดทดลอง (dry-run) ซึ่งเพียงนับสิ่งที่จะถูกลบโดยไม่เปลี่ยนแปลงข้อมูลใด ๆ ส่วนการรันตามกำหนดจะลบจริงและบันทึกจำนวนแถวที่ลบไว้ในบันทึกการรัน

การเพิกถอนความยินยอมการใช้ข้อมูลชีวมิติ

ผู้ปกครองสามารถเพิกถอนความยินยอมการใช้ข้อมูลชีวมิติได้ทุกเมื่อผ่านแอปผู้ปกครอง การเพิกถอนมีผลภายใน 24 ชั่วโมง โดยระบบจะลบแม่แบบข้อมูลชีวมิติและนักเรียนจะกลับไปใช้การยืนยันตัวตนด้วยบัตร

คำขอลบข้อมูลก่อนกำหนด

คำขอลบข้อมูลส่วนบุคคลก่อนครบระยะเวลาเก็บรักษาจะได้รับการดำเนินการ ตราบเท่าที่ไม่ขัดกับข้อบังคับทางกฎหมาย (เช่น บันทึกทางการเงินที่ต้องเก็บไว้ 5 ปี) ผู้ดูแลโรงเรียนสามารถยื่นคำขอนี้และรับผลลัพธ์ได้ภายในการใช้งานของผู้ดูแลระบบครั้งเดียว

การสำรองข้อมูลฐานข้อมูล

การสำรองข้อมูลฐานข้อมูลที่เข้ารหัสจะถูกเก็บไว้นานถึง 12 เดือน (รายวัน 7 รายสัปดาห์ 4 รายเดือน 12) ข้อมูลที่ถูกลบตามคำขอหรือเมื่อสิ้นสุดระยะเวลาเก็บรักษาแล้วจะยังคงอยู่ในข้อมูลสำรองเก่าจนกว่าข้อมูลสำรองนั้นจะหมดอายุ ประมาณ 13 เดือน ข้อมูลสำรองใช้เพื่อการกู้คืนระบบจากภัยพิบัติเท่านั้น และจะไม่ถูกเปิดอ่านเพื่อวัตถุประสงค์อื่น

ติดต่อ

สามารถส่งคำถามเกี่ยวกับตารางการเก็บรักษาข้อมูลหรือคำขอลบข้อมูลไปที่ [email protected].